Każdy projekt ma określona strukturę, chociaż nie zawsze ta struktura jest jawnie odzwierciedlona we wniosku o finansowanie. Tym niemniej, ustrukturyzowany sposób myślenia o projekcie ułatwia dobre jego ujęcie i wykazanie jego użyteczności.
Cel główny projektu to nadrzędny cel jego realizacji. Co jest istotne, należy go ściśle wiązać z zakresem ogłoszonego konkursu, ponieważ projekt – obok przynoszenia korzyści samemu wnioskodawcy – musi realizować cele programu, który go finansuje.
Cel główny powinien być definiowany w kategoriach SMART: specific – specyficzny, ściśle określony, measurable – mierzalny, achievable – możliwy do osiągnięcia za pomocą zaplanowanych działań, realistic – realistyczny, time-bound – zdefiniowany w czasie.
Cele szczegółowe odzwierciedlają poszczególne komponenty projekty, które sumarycznie powinny składać się na realizacje celu głównego. Cele szczegółowe również powinny być definiowane w kategoriach SMART.
Zadania służą uporządkowaniu działań prowadzących do osiągnięcia celów. Najłatwiej definiować jest w kontekście celów szczegółowych, uwzględniając aktywności prowadzące do realizacji tych celów.
W obrębie zadań, bardzo częstym problemem jest rozróżnienie pomiędzy kamieniami milowymi, produktami i rezultatami.
Kamienie milowe określają poszczególne kroki realizacji zadań, są to elementy listy sprawdzającej – checklisty – stopień wykonania zadania (np. skompletowanie 50% bazy danych; przyjęcie pierwszego pacjenta; złożenie dokumentacji do uzyskania zgody na budowę). Elementy, które należy wykonać, żeby stwierdzić, że dane działanie zakończyło się sukcesem.
Produkty to namacalne efekty realizacji zadań. Bardzo często mają charakter fizyczny (prototyp, konferencja), ale mogą też być też niematerialne (raport, schemat, zbiór danych, algorytm). Mogą być efektem realizacji jednego lub serii kamieni milowych.
Rezultaty odnoszą się do realizacji celów przez zadania i muszą być z nimi ściśle powiązane. Pomimo, że są konkretne, w większym stopniu niż produkty będą abstrakcyjne. Przykładowo, można mówić np. o obniżeniu poziomu emisji CO2, poprawie szybkości przejazdu przez miasto, wzroście liczby złożonych patentów.
Rezultaty i produkty, tak jak cele, powinny być określane zgodnie z zasadą SMART. Wskaźniki są elementem pozwalającym na kwantyfikację produktów i rezultatów projektu, dając im mierzalność w perspektywie czasowej i możliwość określenia, czy dany produkt/rezultat został wykonany, czy nie.
